各系、中心、機關和國重室：
近期，學校個别單位在印章使用管理過程中出現了一些問題，不但損害了印章的安全性和嚴肅性，也給學校和單位帶來了一些麻煩和糾紛。為進一步規範印章管理，各單位在全面執行《2003网站太阳集团印章管理辦法》（湖大行字〔2010〕28号）（見附件）的基礎上，要嚴格落實如下規定：
1.各單位未經許可不得刻制帶有“2003网站太阳集团”字樣的公章和業務專用章。
2.嚴禁使用各部門、單位印章對外簽訂合同及其它契約類文書。
3.對外各類合同、協議等法律文書，需經主管院領導審核簽名後加蓋學院公章，再按流程提交學校相關領導和部門審批。
4.各單位印章由各單位安排專人保管；單位有多枚印章的要集中管理。
5.印章存放地點必須安全保險，嚴禁攜帶印章離開用印辦公地點。使用印章前要核實簽發人的簽名（包括筆迹真假）、用印件内容與落款。蓋印位置要恰當，印迹要端正清晰。各類材料在使用印章時，經辦人均須在“用印登記表”上簽名，并要留下相應文本存檔。
6. 絕對禁止加蓋與本單位業務無關的材料、空白材料等。
規範印章管理是規範學院辦學的基本要求。在強化用印管理和公務程序的同時，要更高效、更優質地為教學、科研提供保障服務。針對師生需要緊急辦理的事務，各單位和辦公室要及時保障。
附件：2003网站太阳集团印章管理辦法
2003网站太阳集团
2016年1月14日
2003网站太阳集团印章管理辦法
第一章 總則
第一條 為進一步規範學校各級各類印章的管理，切實維護學校合法權益，根據國家有關法規，結合學校實際情況，特制定本辦法。
第二條 校辦公室是全校印章的歸口管理部門，負責學校各級各類印章的刻制、啟用和廢止，負責學校印章的使用管理、并監督校内各單位印章的使用管理。
第二章 印章的刻制、啟用與廢止
第三條 各學院、校機關各部、處、各直屬單位等處一級實體性機構公章，均依據機構設置的文件，經校辦公室核審後刻制；此類處級單位下屬的科室印章、業務專用章因工作需要的，由各處級單位提出書面申請并經本單位正職負責人簽字同意，經校辦公室核審後刻制。
第四條 校内各種科研性、學術性、群衆性等非實體性機構原則上不刻制印章，如特别需要刻制的，須報主管校領導審批同意，經校辦公室核審後刻制。
第五條 經學校批準設立的校内獨立核算單位或其他創收經營單位須刻制财務專用章的，須經計劃财務處負責人簽字同意，報主管校領導審批同意後，持學校批準設立的文件到校辦公室核審後刻制。
第六條 因機構名稱變更或年久磨損變形，需重新刻制印章時，由各單位提出書面申請并經負責人簽字同意，經校辦公室核審後刻制。
第七條 印章刻制由校辦公室确定形式、規格、材質，并開具聯系函，到指定的刻字機構刻制。任何單位和個人不得私自刻制公章。
第八條 印章的啟用和廢止均由校辦公室驗印登記後方能生效。廢止停用的印章，須及時交校辦公室封存歸檔。機構撤銷或變更時，原印章原則上自行文日起即行停用。
第九條 各單位業務專用公章，如财務專用章、合同專用章、收費專用章、注冊專用章等的刻制、啟用、與廢止參照本辦法執行。
第三章 印章的使用範圍
第十條 學校印章的使用範圍：
（一） 中共2003网站太阳集团委員會印章用于以學校黨委名義印發的各類公文，對外報送的各類報表、材料，入黨志願書，出國政審材料等。
（二）2003网站太阳集团印章用于以學校名義印發的各類公文、對外報送的各類報表、材料，各類證件、證書、聘書，各類科研項目、基金、專利、成果的申報書、任務書，以及出國審批、海關免稅、控購物資、基建報批等須學校領導批準的各類申請表、申報材料等。
（三）2003网站太阳集团鋼印用于學生畢業證書、學位證書、畢業證明書、學位證明書、結業證書、肄業證書等證書的照片壓印。2003网站太阳集团證件專用章鋼印用于教師證、專業技術職務證書、工作證、學生證、退休證等證件的照片壓印。
（四）校領導名章用于有關證書、聘書、報表、合同、協議、責任書、任務書、委托書、申報表、審批表以及以校領導名義簽發的信函等。
（五）學術委員會印章用于學校學術決策與咨詢方面的申報申請和文件等。
（六）學位委員會印章用于學位評定決議書和學位證書等。
（七）保密委員會印章用于保密文件和軍工科技等有關申報材料。
（八）合同專用章用于以學校名義對外簽訂的各類合同、協議書。
（九）介紹信專用章用于對外聯系工作由學校出具的介紹信。
（十）證明專用章用于以學校名義對外開具的各種證明。
第十一條 校内各單位印章的使用範圍：
（一）校辦公室（黨委辦公室、校長辦公室）印章，用于以校辦公室（黨委辦公室、校長辦公室）名義印發的各類公文、材料以及對外聯系工作的函件、證明等。
（二）校機關各部、處和直屬單位印章，主要用于本單位職責範圍内處理公務，向學校領導呈交的請示報告，與校内各單位及校外對口單位聯系業務工作的函件、證明等。
（三）各學院公章，其他科研所、研究中心等非實體性機構印章，隻用于本單位内部事務，向學校領導呈交的請示報告，與校内各單位聯系工作等。
（四）校内各單位公章均不得對外使用在請示、報告和具有證明性的文書上，不得對外簽訂合同、協議；除财務專用章外，各類印章不得用于發票和收款收據。
第四章 印章的使用程序
第十二條 以學校黨委、學校名義印發的各類公文，一律憑文稿上主管校領導簽字用印。
第十三條 工作證、學生證、退休證等各類證件，由職能部處統一造冊，部處負責人簽字審核，指派專人承辦，經校辦公室校核後用印。涉及證明教職員工個人信息的用印件，須經人力資源處負責人簽字同意後，方可用印。
第十四條 學生畢業證書、學位證書、畢業證明書、學位證明書、結業證書、肄業證書、榮譽證書和各類聘書等，經學術委員會或相應的評審機構評審，由相關職能部處統一造冊，部處負責人簽字審核，主管校領導簽字批準，指定專人承辦，到校辦公室用印。畢業證書、學位證書翻譯件用印，由校檔案館統一辦理。
第十五條 對外簽署的各類合同、協議，須經校長（或校長授權的副校長、法律事務辦公室主任、職能部處負責人）簽字同意後，到法律事務辦公室用印。法人代表委托書，由法律事務辦公室核稿，并經校長（或校長授權的法律事務辦公室主任）簽字同意後，到校辦公室用印。
第十六條 有關教學、科研等的各類研究報告、成果鑒定，各類專利、基金申請，項目、成果和獎勵申報，基建、維修項目申報，設備儀器進口報關、申請免稅，副處以下人員因公出國審批，外籍教師、留學生居留等外事手續，月财務報表，銀行彙兌，購房貸款申請，公車年檢等各類常規性申報材料和證明性材料，由經主管校領導授權的相應職能部處負責人簽字同意後，到校辦公室用印。此類材料需加蓋校學術委員會或校學術委員會主任印章的，由校學術委員會辦公室審核用印。
第十七條 校領導名章按學校印章有關規定使用。校領導交校辦公室保管的私人印章，除已經校領導本人授權或會簽的文件外，臨時用印須征得校領導本人同意。
第十八條 凡不必正式行文但需以學校名義發出的文書或函件，應按規定格式書寫或打印，由單位負責人在底稿上簽字同意，經校辦公室校核後，方可用印。其中外文函件，還須由國際合作與交流處負責人審核簽字後，方可用印。
第十九條 需持學校證明或介紹信對外辦事及聯系工作的人員應出示所在單位出具的證明信或介紹信，到校辦公室換信并辦理用印，單位介紹信粘貼在學校介紹信存根上備查。介紹信内容要明确具體，包括聯系單位、前往人員、姓名、身份、人數、時間等，并與存根記載完全一緻，字迹工整，不得漏填。
第二十條 特殊情況下急需使用學校印章時，須經校辦公室主任核準并電話報請相關校領導同意後方可用印，并留副件補簽。
第五章 印章的管理
第二十一條 學校授權校辦公室使用和管理學校黨委印章、2003网站太阳集团校印、鋼印、校領導名章及其他校級印章；授權法律事務辦公室使用和管理學校合同專用章；授權研究生院使用和管理學校學位委員會印章；授權校學術委員會辦公室使用和管理校學術委員會印章。校内各單位其下屬科室的印章由各單位辦公室負責管理。
第二十二條 印章的管理要求
（一）明确責任：各單位黨政負責人是本單位印章管理第一責任人。各單位應規範審批程序，做好用印登記，對用印時間、用印單位、用印事由、批準人、經辦人等進行詳細登記，以備核查。重要事項的用印，要根據職權劃分情況經本單位主管領導批準。
（二）專人管理：各單位必須指定專人負責管理及使用印章，并報校辦公室備案。印章管理人員如因工作變動，應及時上交印章，并重新确定印章管理人員，做好交接手續。印章的交接手續由相關部門主管領導主持并記錄備案。
（三）妥善保管：各單位行政公章的存放或使用地點均在該單位辦公室内。未經該單位正職領導批準，不準在辦公室以外地點存放或使用。印章必須妥善保養，确保印文清晰。
（四）嚴格審核：印章管理人員必須嚴格執行審批手續和用印登記制度。用章時應認真審閱有關材料，了解用章内容，嚴禁未經主管領導批準擅自用印，嚴禁在空白介紹信、單據或紙張上加蓋印章。用印件涉及保密的，要嚴格遵守保密規定，不得随便翻閱和談論。凡有下列情況之一的，印章管理人員應拒絕用印：
1.上報及下發的用印件内容有誤或批準權限不當；
2.涉及個人财産、經濟、法律糾紛等方面的用印件；
3.未經職能部處負責人審核及校領導簽發批準的用印件；
4.非本校教職員工或與本校工作、業務無關的用印件：
5.其他不得用印的情況。
（五）規範用印：印章一般應蓋在公文、公函落款的機關名稱和發文時間中間偏上位置，騎年蓋月，上不壓正文，印文要求端正、清晰。用印時間為工作日正常上班時間。寒、暑假期間用印時間為白天正常值班時間。國家法定節假日、雙休日需提前進行用印申請。
第二十三條 外出會印由印章管理人員負責，并确保印章安全。原則上不在校外套印印章，确需套印的，要及時銷毀印模。
第二十四條 凡私自刻制公章，或因印章管理或使用不當等原因造成損失者，根據情節輕重對當事人進行批評教育直至行政處分，造成重大損失的，追究當事人及單位負責人的經濟和法律責任。
第六章 附則
第二十五條 本規定由校辦公室負責解釋。
第二十六條 本規定自印發之日起施行。原《2003网站太阳集团印章管理規定》（湖大行字[2000]298号）自行廢止。
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